Выбор системы управления проектами обычно начинается с поиска по списку функций. Открывают несколько сервисов, сравнивают тарифы и количество возможностей, берут тот, где галочек больше. Через два месяца оказывается, что система стоит пустой, а задачи по-прежнему живут в мессенджере. Причина почти никогда не в сервисе. Чаще всего компания выбирала инструмент раньше, чем поняла, какую проблему он должен решать.
Ниже описывается порядок, который кажется разумным для команд примерно от десяти до пятидесяти человек. Это не рейтинг программ, а способ задать себе правильные вопросы до того, как открыть первый сайт.
Сначала процесс, потом инструмент
Прежде чем сравнивать системы, полезно записать, как работа устроена сейчас. Откуда приходит задача, кто ее ставит, кто выполняет, как узнают, что она готова, и что происходит, когда срок сорван. Ответы на эти вопросы занимают страницу, но они показывают главное. Иногда выясняется, что задачи вообще не имеют единого входа и поступают из чатов, звонков и устных просьб. Никакая система не исправит это сама. Она лишь зафиксирует хаос в более аккуратном виде.
Здесь же стоит определить, что именно руководитель хочет видеть. Одному важно знать загрузку людей. Другому сроки и риски по проектам. Третьему движение денег. От ответа зависит, какие функции окажутся действительно нужными, а какие останутся витриной.
Что на самом деле важно при выборе
Первое это соответствие размеру и стилю команды. Система, рассчитанная на сотни сотрудников с жесткой иерархией, малой команде покажется тяжелой, и ею просто перестанут пользоваться. Система, слишком простая, перестанет справляться, как только появятся зависимости между задачами и несколько проектов одновременно.
Второе это скорость освоения. Хороший ориентир в том, сможет ли новый сотрудник за первый рабочий день понять, где его задачи и что от него ждут. Если для этого нужны инструкции на десять страниц и обучение, внедрение с большой вероятностью затянется.
Третье это то, что система показывает руководителю. Список задач есть почти везде. Гораздо реже система помогает увидеть картину целиком. Кто перегружен, какие задачи копятся, где проект отстает от плана. Именно это отличает инструмент учета от инструмента управления.
Четвертое это перенос данных и возможность уйти. Любой выбор можно пересмотреть, если из системы можно выгрузить задачи и историю в понятном формате. Если данные оказываются заперты внутри, цена ошибки возрастает.
Пятое это стоимость владения. В нее входит не только подписка, но и время на настройку, обучение, перенос данных и поддержку. Для малой компании время руководителя часто оказывается самой дорогой статьей.
Персональные данные и безопасность
Об этом пункте вспоминают позже всего, хотя он важен. Любая система учета работы содержит сведения о людях, то есть имена, роли, загрузку, отсутствия, иногда оценки. Это персональные данные, и на них распространяется Федеральный закон № 152-ФЗ. Закон, в частности, требует, чтобы первичная запись и хранение персональных данных граждан России выполнялись в базах на территории страны. Поэтому при выборе полезно выяснить, где физически хранятся данные, кто имеет к ним доступ и на каком основании обработка поручается поставщику. Эти вопросы нужно задавать не после внедрения, а до него.
Типичные ошибки
Самая распространенная это выбор по функциям, а не по процессу. Вторая это попытка внедрить систему сразу на всю компанию. Практика показывает, что работать лучше начинать с одной команды и одного проекта, а затем расширять охват. Третья это отсутствие владельца внедрения. Если за систему никто не отвечает, она быстро превращается в еще одно место, куда никто не заглядывает. Четвертая это ожидание, что сама система наведет порядок. Она может сделать порядок видимым, но договоренности о ролях и сроках остаются задачей людей.
Как проверить выбор на практике
Самый надежный способ это пилот. Выберите одну небольшую команду и один живой проект. Договоритесь, что в течение двух-четырех недель вся работа по нему ведется в выбранной системе, а не параллельно в чатах. Заранее запишите, по каким признакам вы поймете, что система подошла. Например, что руководитель без дополнительных вопросов видит состояние проекта и что сотрудники не возвращаются к старым способам.
После пилота полезно ответить на несколько простых вопросов. Стало ли яснее, кто чем занят. Уменьшилось ли количество уточняющих сообщений. Видны ли риски раньше, чем срыв. Если на эти вопросы ответ положительный, выбор сделан правильно, даже если у системы меньше функций, чем у конкурентов.
Вместо вывода
Хорошая система управления проектами не та, где больше возможностей, а та, которой действительно пользуются и которая показывает руководителю реальное положение дел. Прежде чем сравнивать сервисы, стоит понять собственный процесс, затем определить, что вы хотите видеть, и только после этого выбирать инструмент. Остальное проверяет пилот на одной команде.
Вячеслав Фатеев, ООО НИК «Номтект»